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O software de gestão de visitantes rastreia e gerencia visitantes que entram e saem do escritório de uma empresa. Essas ferramentas são projetadas para tornar o processo de registro de visitantes mais fluido, o que, por sua vez, pode melhorar a experiência geral do visitante. Algumas soluções oferecem auto-registro para visitantes. Outras são administradas por funcionários, o que lhes dá a capacidade de gerenciar ativos como cartões de acesso e chaves. O software de gestão de visitantes geralmente tem a capacidade de notificar o funcionário necessário de que o visitante chegou. Este software também pode documentar e reunir informações específicas sobre o paradeiro desses visitantes dentro do prédio. No geral, essas soluções são projetadas para aumentar a segurança do prédio e proteger suas instalações e funcionários.
Principais Benefícios do Software de Gestão de Visitantes
O software de gestão de visitantes oferece uma série de benefícios aos seus usuários, incluindo, mas não se limitando aos seguintes:
Segurança melhorada no escritório — Uma solução de software de gestão de visitantes pode melhorar o sistema de segurança existente de um prédio. Essas soluções exigem que todos os visitantes se registrem, o que notifica a parte necessária quando alguém entra e sai do escritório.
Processo de check-in de visitantes simplificado — Não há mais necessidade de os funcionários do prédio verificarem manualmente os cartões de identificação ou ligarem para o escritório informando que um visitante chegou. Essas soluções permitem que carteiras de motorista ou outras formas de identificação sejam escaneadas diretamente na plataforma. Elas também podem notificar o funcionário necessário de que seu visitante chegou.
Informações confiáveis — O software de gestão de visitantes armazena informações sobre visitantes que entram e saem. Se houver uma emergência no prédio, as autoridades podem revisar o software para ver exatamente quem visitou o escritório.
O software de gestão de visitantes pode ser usado por qualquer empresa que regularmente espera visitantes. As seguintes empresas são apenas algumas que podem se beneficiar do software de gestão de visitantes.
Escritórios corporativos — Grandes edifícios de escritórios geralmente abrigam vários escritórios. Esses escritórios terão regularmente visitantes, sejam eles clientes vindo para uma reunião ou candidatos para entrevistas de emprego. Essas soluções podem ajudar os visitantes a encontrar o escritório correto para chegar a tempo ao seu compromisso.
Campi universitários — Alguns campi podem ter áreas restritas apenas para funcionários e professores. O software de gestão de visitantes garantirá que apenas funcionários e professores autorizados sejam permitidos nessas áreas do campus universitário.
Escolas primárias e secundárias — Escolas de ensino fundamental e médio geralmente exigem que seus visitantes usem crachás de identificação ao entrar na escola. O software de gestão de visitantes pode ajudar a gerenciar esses crachás de identificação.
Como todo software de gestão de visitantes tem o mesmo propósito, os diferentes tipos de soluções não variam muito. Os usuários podem encontrar duas opções diferentes na forma como este software é administrado.
Gestão de visitantes autoatendimento — Este tipo de software de gestão de visitantes permite que os visitantes se registrem sozinhos. Os visitantes podem inserir suas informações no dispositivo e, uma vez enviadas, o software enviará uma notificação ao funcionário que espera por esse visitante.
Gestão de visitantes administrada por funcionários — Essas soluções são administradas por membros da equipe do prédio. A equipe do prédio pode fazer o check-in dos visitantes e rapidamente escanear qualquer forma necessária de identificação. A equipe pode então ligar para o funcionário que espera o visitante para informá-lo de que ele chegou.
Os seguintes recursos são comumente encontrados no software de gestão de visitantes:
Gestão e relatórios de visitantes — Este é, sem dúvida, o recurso mais valioso deste tipo de software. Este recurso retém informações sobre visitantes do seu escritório, como o horário exato em que entram no escritório, juntamente com a duração exata da visita. Esses dados podem ser usados para rastrear a localização precisa de visitantes específicos e criar relatórios sobre o fluxo de visitantes.
Auto check-in — Isso permite que os visitantes façam o check-in por conta própria, em vez de precisarem fazer o check-in com a equipe do prédio. A solução de gestão de visitantes é geralmente configurada em um quiosque de tablet e exige que eles insiram informações como nome, e-mail e propósito da visita.
Notificações — Uma vez que um visitante está registrado usando o software, ele pode notificar o funcionário que espera o visitante de que ele chegou.
Pré-registro — As empresas podem usar este software para pré-registrar seus convidados. Usando essas ferramentas, as empresas podem enviar e-mails aos seus visitantes para reunir as informações necessárias antes de sua visita.
As seguintes tendências estão em ascensão na indústria de software de gestão de visitantes.
Aumento do autoatendimento — Graças a tecnologias como códigos QR, o software de gestão de visitantes continua a evoluir para incluir mais opções de autoatendimento. Com esses avanços, recepcionistas e outros funcionários do prédio não precisam mais realizar várias etapas para fazer o check-in de um único visitante. A equipe pode até gerenciar vários prédios através de displays de vídeo e links de rede, graças ao software de gestão de visitantes autoatendimento.
Maior variedade de opções de identificação — Fornecer credenciais a um visitante é crucial para um local de trabalho que experimenta um fluxo constante de visitantes. O software de gestão de visitantes está evoluindo e começando a fornecer mais tipos de credenciais aos visitantes. Isso pode incluir credenciais móveis, códigos QR ou o típico crachá de visitante. Isso acelera o processo de check-in, pois os visitantes terão sido pré-avaliados antes de sua visita.
Como qualquer tipo de tecnologia, o software de gestão de visitantes pode apresentar problemas. Os seguintes são alguns problemas potenciais que uma empresa pode enfrentar ao usar software de gestão de visitantes.
Custo — Embora rastrear visitantes com papel e caneta seja demorado e possa potencialmente levar a erros humanos, é incrivelmente barato. O software de gestão de visitantes pode ser muito caro, especialmente para empresas de grande porte. Algumas soluções exigirão a integração de hardware, como câmeras, leitores de carteiras de motorista, scanners de cartões de visita e potencialmente mais.
Informações sensíveis podem ser complicadas de proteger — Os dados dos visitantes são frequentemente bastante sensíveis. As informações exigidas podem variar de e-mail a números de carteiras de motorista. Se a solução que você selecionar for baseada em nuvem, ela precisará ser criptografada para proteger as identidades dos seus visitantes. Esses dados criptografados também precisarão ser respaldados. E, claro, sua empresa é responsável por proteger as informações dos visitantes.
A maioria das soluções de software precisa se integrar a outras categorias de software para garantir que esteja desempenhando ao máximo de suas capacidades. As seguintes soluções podem normalmente funcionar em conjunto com o software de gestão de visitantes.
Software de backup — Essas ferramentas oferecem proteção para os dados de uma empresa, copiando esses dados de servidores, bancos de dados, computadores e qualquer outro dispositivo. Em caso de erro do usuário, desastre de corrupção ou qualquer outro tipo de problema, isso garante que as empresas ainda possam acessar seus dados valiosos. O software de backup pode funcionar em conjunto com o software de gestão de visitantes para garantir que as informações dos visitantes estejam sempre protegidas.
Software de segurança de dados — Outra maneira de as empresas protegerem os dados de seus visitantes é garantir que eles estejam seguros. O software de segurança de dados protege e criptografa dados, diretórios e sistemas contra ameaças, invasões e falhas gerais do sistema. Essas soluções podem se integrar ao software de gestão de visitantes para garantir que os dados sensíveis estejam sempre seguros.